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Planejando a participação de sua empresa em

Feiras & Eventos

Feiras.

A participação em feiras e eventos pode trazer importantes resultados financeiros para as empresas participantes e em muitos setores econômicos do país, como o de materiais para construção, essa prática tem sido incentivada como forma de alavancar investimentos e movimentar a economia setorial. 

Porém, a participação em feiras e eventos exige uma capacidade de planejamento e organização bastante desenvolvida e muitos gestores empresariais acabam não se preocupando com isso, o que pode trazer grandes prejuízos para suas empresas. 

Escolha seu tipo de feira

Antes de participar de qualquer feira, é preciso escolher que tipo pode ser mais adequado para sua empresa. Segundo o Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), existem três tipos de feiras: Multissetorial, Especializada e Internacional. 

Feiras Multissetoriais

Normalmente são feiras de varejo, abertas ao público, que possibilitam a comercialização e a divulgação de produtos e serviços de diferentes segmentos.

Na maioria das vezes, essas feiras têm escala regional.

As feiras multissetoriais são indicadas para a maioria dos home centers ou lojas varejistas de pequeno e médio porte do setor de materiais para construção. 

Feiras Especializadas

(Regionais ou nacionais)

São dirigidas a um setor específico, como vestuário ou alimentação, cujo foco são visitantes  profissionais do ramo.

Essas feiras podem ter divulgação e expositores que atuam na região, ou nacionalmente, recebendo, inclusive, visitantes internacionais.

Fabricantes de materiais para construção e lojas varejistas de nichos como tintas, ferramentas, torneiras, entre outras, encontram nesses tipos de feiras, um excelente canal de venda

Feiras Internacionais

Oferecem ao expositor a oportunidade de realizar negócios com empresas de outros países. É necessário, no entanto, que o empresário esteja preparado para atender às exigências do mercado internacional.

Grandes home centers encontram, nesses eventos, excelentes condições para comercialização de seus produtos ou para estabelecer parcerias internacionais de qualidades. 

Mas, para escolher a melhor opção, é preciso definir alguns critérios de escolha. Abaixo seguem algumas informações que precisam ficar claras para o gestor, antes de participar do evento. 

Critérios para escolher a feira ideal para sua empresa

Definir objetivos

Definir claramente os objetivos a serem atingidos ao participar da feira e se os produtos a serem comercializados, atendem as exigências do mercado alvo.

Capacidade produtiva

Definir se existe capacidade produtiva suficiente para atender à demanda potencial, se é possível investir tempo e dinheiro na feira e no novo mercado que surgirá após a feira. 

Mercado

Definir se o mercado em que a feira está inserida é importante ou tem potencial, se existe ou se existirão problemas futuros nesse mercado.

Após validar os critérios de escolha e definir qual tipo de feira explorar é só se preparar para o dia do evento.

Já escolhi uma feira para participar: e agora?

Preparando-se para a feira

Para alcançar bons resultados com a exposição de produtos em uma feira ou evento, o ideal é sempre trabalhar com antecedência.  

De imediato é preciso ter condições humanas e financeiras, além de capacidade de desempenho durante o evento, para implementar o pós-feira e se manter prospectando.

Definir responsabilidades também é um fator importante antes da realização da feira. É a definição exata e detalhada das funções e responsabilidades de cada pessoa que vai trabalhar no evento, que contribuirá para o sucesso de sua exposição. 

Não se esqueça de planejar com detalhes o stand. O stand deve ser a imagem estendida da sua empresa. Deve ser responsável por mostrar a “cara” da empresa aos visitantes. 

Não deixe de registrar contatos e informações. Estabelecer um sistema simples e de alta eficiência para o registro de contatos e informações sobre compradores potenciais é fundamental.

O que fazer antes?

1

Monte uma planilha de custos para não extrapolar o seu orçamento.

Reserve o stand. Os primeiros garantem os melhores lugares.

2

3

Reserve hotéis e passagens com antecedência.

Certifique-se das regras para participação e defina detalhes sobre a decoração do stand.

4

5

Treine os funcionários que estarão no stand. Faça uma relação dos materiais de suporte e promoção que serão necessários.

Programe a produção e o envio do material que será exposto.

6

7

Cartões de visita são essenciais. Coloque o código DDI no telefone.

Envie convites aos clientes e potenciais clientes.

8

9

Divulgue a participação no seu site e nas assinaturas de e-mail da sua empresa.

Escolhendo seu stand

Depois das ações preliminares, o ideal é fazer a escolha do stand onde seus produtos serão expostos durante o evento.

Basicamente existem 3 tipos de stands que podem ser utilizados em uma feira: Básico, Misto e Construído.

Básico

É construído com sistemas modulares e não permite muitas inovações. É o modelo mais em conta. Empresas de pequeno porte do setor varejista de materiais para construção, ou que tenham orçamento limitado para participação em eventos podem optar por esse tipo de stand para sua participação na feira.

Misto

Tem elementos modulares, mas também conta com elementos construídos e personalizados.

Esse tipo de stand pode ser uma boa opção para empresas de materiais para construção que tem maior variedade de produtos a serem expostos, já que existe um pequeno espaço para a personalização dos expositores. 

Construído

Não utiliza nenhuma peça modular e é personalizado com estruturas mais arrojadas. Por esse motivo, exige um maior investimento. 

Os stands construídos podem ser uma ótima opção para home centers e empresas de grande porte que possuem uma capacidade de investimento mais arrojada. 

Mas, para escolher o stand ideal para sua empresa, é interessante estabelecer alguns critérios de escolha. Veja algumas sugestões de critérios abaixo:  

Pense em
seus visitantes
.

O stand não precisa ser grande para ser confortável e atrativo. É possível montar um stand de pequeno ou médio porte, capaz de acolher os visitantes com total comodidade.    

Os móveis e produtos devem ser bem distribuídos e o tamanho do stand deve ser suficiente para não comprometer a exposição dos produtos e o trânsito interno das pessoas. 

Os visitantes devem transitar tranquilamente no ambiente e, ao mesmo tempo, visualizarem os produtos expostos de forma prática e objetiva. 

Definir um espaço exclusivo para receber os clientes realmente interessados em seus produtos e serviços é essencial. De preferência escolha um local que não sofra interferência externa da feira para que não ocorram distrações nos momentos das negociações comerciais.   

Locais com pé direito mais alto e corredores largos também atraem mais visitantes. As pessoas geralmente passam mais tempo em lugares amplos, já que lugares baixos e de corredores estreitos geram uma sensação de aperto.

Priorize a funcionalidade do espaço

Um fator que deve ser observado ao definir o tamanho do stand é se ele comporta os produtos a serem expostos. 

As empresas de materiais para construção que possuem uma grande variedade de produtos, como home centers e fabricantes que fornecem diversos produtos devem ficar atentos a funcionalidade do espaço dos stands. 

Se a principal finalidade é vender os itens e não somente apresentá-los, pode ser necessário investir em um stand maior ou, até mesmo, em um mezanino, com andar destinado ao estoque. 

É possível ousar e inovar na composição de qualquer tipo de stand, independentemente do seu tamanho.

Escolha uma boa localização

O local onde o stand será instalado é um diferencial importante para a atração de visitantes.  

O ideal é contratar espaços mais próximos à entrada do evento ou, então, próximos a empresas de seu segmento de atuação, afinal, vocês dividem o mesmo público.  

Locais próximos à praças de alimentação e banheiros podem ser uma boa opção, pois nesses espaços sempre há um grande fluxo de pessoas e seu stand tem uma boa visibilidade.  

Ficar próximo de salas onde são realizados seminários e palestras também pode ser uma boa estratégia para ganhar visibilidade.

Considere o orçamento

Por fim, e não menos importante, considere o orçamento. A tendência é que, quanto maior for o stand, mais caro ele custará.  

Isso é facilmente compreensível, uma vez que stands grandes dão mais trabalho, demandam mais material e exigem mais detalhes decorativos para que fiquem realmente incríveis.  

Portanto, monte seu stand de acordo com o orçamento que sua empresa tem disponível e, somente a partir daí, escolha o modelo de stand a ser utilizado. 

Dicas importantes para acompanhar o andamento das coisas antes da realização da feira

1

Se você optou por um stand construído, é fundamental acompanhar o seu projeto e pré-montagem.

2

Chegue dois dias antes para checar se o stand está sendo montado como programado.

3

Leve EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual). A visitação durante a montagem e desmontagem dos stands só é permitida com o uso de capacetes e óculos de proteção.

4

Treine os expositores. Conhecimentos técnicos e domínio do idioma são fatores importantes para que seus atendentes estejam preparados para o evento.

5

Tenha material promocional em quantidade suficiente para toda a feira.

6

Não se esqueça da segurança. Grandes centros de convenções exigem extintores de incêndio específicos.

7

Monte um arquivo com os cartões de visita dos clientes que visitaram o stand.

8

Faça anotações das necessidades de cada visitante.

9

Providencie alimentação e bebidas para a sua equipe e para os visitantes.

10

Contrate seguranças para cuidarem de seu stand durante a noite.

11

Mantenha o seu stand limpo.

O que fazer durante a feira?

A participação em feiras e eventos é um momento único para as empresas ampliarem suas vendas em pouco tempo, isto é, durante os dias que a feira ocorre.   

Por esse motivo, o momento da exposição e as ações realizadas durante o evento, são fatores fundamentais para o sucesso desta participação.

Leia a seguir, as melhores práticas para a participação de sua empresa em feiras e eventos ser um grande sucesso:

Conheça e conecte-se
com novos clientes

Durante muito tempo, conhecer e conectar-se com novos clientes eram as principais motivações para que empresas dos mais diversos segmentos participassem das feiras de negócios.   

Hoje isso já mudou, mas, mesmo assim, a perspectiva inicial de se construir um relacionamento presencial com os seus prospects permanece atual.

Isso não significa que negócios serão, efetivamente, fechados durante o evento. Mesmo assim, quanto mais conexões são realizadas durante a feira, as possibilidades de geração de negociações posteriores ao evento tornam-se mais sólidas e significativas. 

Conecte-se

Aproxime-se de
clientes já existentes

Tão importante quanto conectar-se a novos clientes em potencial, estreitar relacionamentos com clientes já existentes também é uma ação importante durante a realização de uma feira.   

Com essa iniciativa, o contato entre a empresa e seus antigos clientes pode evitar que eles fiquem mais suscetíveis a concorrentes que também estão participando do evento e mais abertos a renovações de contratos já firmados, além de novas compras.

Conheça as novidades do seu segmento  

Quando a sua empresa participa de uma feira como expositora, torna-se referência em seu segmento de mercado.   

As feiras são os locais mais indicados para expor suas últimas novidades em produtos e serviços e ao mesmo tempo acompanhar inovações de concorrentes e fornecedores. Em um mercado altamente competitivo, estar por dentro das novidades é imprescindível.  

Exibir em uma feira de exposição não garante apenas a chance de realizar novas vendas e de se conectar com clientes já existentes, como também permite acompanhar os novos desenvolvimentos de concorrentes e fornecedores.

Conheça novos parceiros de negócios

Nem todas as empresas costumam se dar conta, mas, participar de uma feira de exposições pode criar oportunidades para fechar novas parcerias de negócios.  

Portanto, é importante que o gestor expositor esteja preparado para estabelecer novas parcerias. É comum que as empresas levem apenas representantes de seus times de marketing e vendas. Contudo, é importante garantir a presença de profissionais que também possam estabelecer parcerias.

Fortaleça ou estabeleça melhor sua marca

Feiras de exposição também possibilitam que empresas de pequeno porte tenham acesso aos mesmos clientes que empresas de grande porte têm.

Portanto, a participação de representantes de vendas, lojas de pequeno porte e pequenos fornecedores de materias para construção em feiras é uma ótima oportunidade para abrir novos clientes e competir no mesmo nível que as grandes empresas.   

Isso faz com que essa seja uma oportunidade ímpar para o fortalecimento de sua marca e para construir estratégias eficientes de branding.

Expanda a sua base de contatos

Expandir a base de contatos de sua empresa, também é uma alternativa interessante para expositores em feiras e eventos.   

Nesse caso, essa expansão pode ocorrer de maneira extremamente ágil e qualificada, como, por exemplo, através de abordagens a visitantes com pesquisas sobre os produtos e serviços expostos por sua empresa, ou até mesmo através de pesquisas de opinião sobre seu mercado de atuação.  

Basta elaborar um formulário simples e rápido, abordar os visitantes, captar nomes, emails, telefones, ou o que for possível e armazenar as informações de forma inteligente, para contatos futuros.

Realize pesquisas para conhecer melhor seus clientes

A presença em eventos também facilita processos de pesquisas de diversos públicos alvos, já que no momento da feira existe um contato direto com os participantes, que estão mais acessíveis para responder questionários e entrevistas de negócios.

Ponha à prova suas estratégias de venda

Feiras de negócios são uma excelente forma para colocar seu time de vendas em contato com centenas ou talvez milhares de clientes em potencial em um curto período.   

Essa pode ser uma excelente oportunidade para validar e otimizar suas estratégias de venda. Para isso, formule diversos discursos de venda com seu time e analise quais são os mais efetivos, durante o evento.  

Dessa maneira, será possível compreender, com mais clareza, o que funciona melhor junto aos seus prospects, em um período particularmente curto. 

O que fazer depois da feira?

Após a realização da feira, chegou a hora de contabilizar sua participação no evento e dar continuidade aos contatos firmados com os visitantes de seu stand, além de fechar possíveis vendas geradas na feira, mas que ainda não foram concretizadas. Para isso basta seguir três caminhos:

  • Organize o cadastro de clientes para dar continuidade às tentativas de vendas; 
  • Envie uma correspondência agradecendo pela visita; 
  • Atenda a todas as solicitações de cotações e amostras.

É nesta etapa que se consolida o sucesso da feira, quando a empresa participante passa a comercializar os produtos e serviços expostos no evento.

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